Algemene voorwaarden

Versie 1.0 – geldig vanaf 27 september 2026

Deze algemene voorwaarden gelden voor alle diensten van iQonnect. Deel A bevat de algemene bepalingen. De bijlagen bevatten aanvullende bepalingen per dienst: Bijlage 1 voor iQonnect Payroll, Bijlage 2 voor iQonnect Hotel Music en Bijlage 3 voor iQonnect RevenueSync.

Deel A – Algemene bepalingen

Artikel 1 – Definities

iQonnect: iQonnect, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1030899667, gevestigd aan de Mostert 10B te 3793 Voeren, België, met btw-nummer BE1030899667.
Klant: de onderneming die met iQonnect een Overeenkomst sluit.
Dienst: de dienst die iQonnect volgens de Overeenkomst levert, zoals iQonnect Payroll, iQonnect Hotel Music of iQonnect RevenueSync, inclusief implementatie, beheer en ondersteuning.
Overeenkomst: de door de Klant aanvaarde offerte of opdrachtbevestiging, samen met deze algemene voorwaarden en, waar van toepassing, de verwerkersovereenkomst.
Schriftelijk: per brief of per e-mail.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, Overeenkomsten en diensten van iQonnect. De bijlage van de betreffende Dienst geldt aanvullend.
De Klant kan deze voorwaarden altijd raadplegen en downloaden op iqonnect.be/algemene-voorwaarden. iQonnect verwijst er in elke offerte naar.
Algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij iQonnect die Schriftelijk heeft aanvaard.
Bij strijdigheid geldt deze volgorde: (a) de verwerkersovereenkomst, voor zover het persoonsgegevens betreft, (b) de offerte of opdrachtbevestiging, (c) de bijlage van de Dienst, (d) Deel A.
Is een bepaling nietig of niet afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de bepaling door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

Artikel 3 – Offertes en totstandkoming

Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij in de offerte anders staat.
Prijzen en pakketten op de website zijn indicatief. Alleen de door de Klant aanvaarde offerte is bindend.
De Overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant de offerte Schriftelijk of elektronisch aanvaardt, of wanneer iQonnect met instemming van de Klant met de uitvoering begint.

Artikel 4 – Uitvoering

iQonnect voert de Dienst uit naar beste kunnen en met de zorg van een professionele dienstverlener. Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald, heeft iQonnect een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
iQonnect mag voor de uitvoering software, hardware en diensten van derden inzetten, en onderaannemers. iQonnect blijft voor de Klant het aanspreekpunt en is verantwoordelijk voor de uitvoering.
Opgegeven termijnen zijn streefdata, tenzij uitdrukkelijk Schriftelijk als fatale termijn overeengekomen.
iQonnect verstrekt geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen.

Artikel 5 – Medewerking van de Klant

De Klant verstrekt tijdig alle gegevens, toegang en medewerking die iQonnect redelijkerwijs nodig heeft, zoals toegang tot systemen, netwerk, locaties en contactpersonen.
De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die hij aanlevert.
Vertraging of extra werk door ontbrekende, onjuiste of late medewerking van de Klant komt voor rekening van de Klant en kan als meerwerk worden gefactureerd.
De Klant houdt inloggegevens voor portalen en systemen van iQonnect geheim en meldt vermoedelijk misbruik direct aan iQonnect.

Artikel 6 – Prijzen en meerwerk

Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw. Voor diensten aan zakelijke klanten buiten België wordt de btw verlegd naar de Klant waar de wet dat bepaalt.
Werkzaamheden buiten de omschrijving in de Overeenkomst zijn meerwerk. iQonnect factureert meerwerk volgens de tarieven in de bijlage of de offerte, of anders tegen € 65 per uur, exclusief btw, na voorafgaande melding aan de Klant.
iQonnect mag de prijzen eenmaal per kalenderjaar, per 1 januari, indexeren of aanpassen, en meldt dit minstens één maand vooraf Schriftelijk. Bij een verhoging van meer dan 5% bovenop de indexatie volgens de consumptieprijsindex mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de verhoging.
Kosten die derden aan de Klant rekenen, zoals licenties, interfacekosten van leveranciers of muziekrechten, zijn niet in de prijs inbegrepen, tenzij de Overeenkomst dat uitdrukkelijk vermeldt.

Artikel 7 – Facturatie en betaling

Eenmalige kosten worden gefactureerd bij aanvaarding van de offerte of na uitvoering, zoals in de offerte vermeld. Terugkerende vergoedingen worden maandelijks gefactureerd, zoals in de bijlage van de Dienst bepaald.
Facturen moeten binnen 30 dagen na factuurdatum worden betaald.
Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest verschuldigd volgens de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, plus een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten van € 40, onverminderd het recht van iQonnect op een hogere, aangetoonde vergoeding.
Blijft een factuur 30 dagen na de vervaldag onbetaald, dan mag iQonnect na Schriftelijke aanmaning de Dienst opschorten. iQonnect kondigt de opschorting minstens 5 werkdagen vooraf aan.
Bezwaar tegen een factuur moet Schriftelijk en gemotiveerd gebeuren binnen 14 dagen na factuurdatum. Het betwiste deel mag dan tot de oplossing worden ingehouden; het onbetwiste deel blijft verschuldigd.

Artikel 8 – Looptijd en beëindiging

De Overeenkomst wordt aangegaan voor een initiële looptijd van 12 maanden, tenzij de bijlage van de Dienst een andere initiële looptijd bepaalt.
Na de initiële looptijd wordt de Overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met een periode van 12 maanden.
Elke partij kan de Overeenkomst opzeggen tegen het einde van de initiële looptijd of van een verlengingsperiode, met een opzegtermijn van 3 maanden vóór die einddatum.
Opzegging gebeurt Schriftelijk. Bij opzegging per e-mail geldt de ontvangstbevestiging als bewijs.
Elke partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang Schriftelijk beëindigen als de andere partij failliet gaat, een gerechtelijke reorganisatie aanvraagt, of een wezenlijke verplichting niet nakomt en die tekortkoming niet binnen 30 dagen na Schriftelijke ingebrekestelling herstelt.
Bij beëindiging blijven reeds gefactureerde bedragen verschuldigd, net als de vergoedingen tot het einde van de lopende looptijd, tenzij de Overeenkomst eindigt door een tekortkoming van iQonnect. Bepalingen die naar hun aard doorlopen, zoals geheimhouding en aansprakelijkheid, blijven gelden.

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

iQonnect is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van iQonnect.
iQonnect is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, omzetverlies, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens die de Klant zelf had moeten bewaren, en schade door bedrijfsstagnatie.
iQonnect is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of late gegevens of medewerking van de Klant, van instructies van de Klant, of van storingen in software, systemen of diensten van derden die iQonnect niet zelf levert.
De totale aansprakelijkheid van iQonnect is per schadegeval beperkt tot de vergoedingen die de Klant voor de betreffende Dienst heeft betaald in de 12 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis, en in elk geval tot het bedrag dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van iQonnect in dat geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico.
De Klant moet schade binnen 3 maanden na ontdekking Schriftelijk melden. Een vordering tot schadevergoeding vervalt 12 maanden na de gebeurtenis die de schade veroorzaakte.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout van iQonnect.

Artikel 10 – Overmacht

Onder overmacht valt elke omstandigheid buiten de redelijke controle van iQonnect, zoals storingen of uitval bij leveranciers, softwareplatformen of overheidsdiensten, internet- of stroomuitval, cyberaanvallen ondanks passende beveiliging, ziekte van de uitvoerende persoon, pandemie en overheidsmaatregelen.
Tijdens overmacht zijn de verplichtingen van iQonnect opgeschort. iQonnect meldt de overmacht zo snel mogelijk en spant zich in om de gevolgen te beperken.
Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mag elke partij de Overeenkomst Schriftelijk beëindigen, zonder schadevergoeding.

Artikel 11 – Geheimhouding

Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen geheim, zoals bedrijfscijfers, salaris- en personeelsgegevens, systeeminformatie, inloggegevens en tarieven.
Dit geldt niet voor informatie die al openbaar is of die een partij op grond van de wet of een rechterlijke beslissing moet verstrekken.
De geheimhoudingsplicht blijft gelden na het einde van de Overeenkomst.

Artikel 12 – Persoonsgegevens

Verwerkt iQonnect bij de Dienst persoonsgegevens in opdracht van de Klant, dan is iQonnect verwerker en de Klant verwerkingsverantwoordelijke. Partijen sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst op basis van het model op iqonnect.be/verwerkersovereenkomst.
Voor persoonsgegevens die iQonnect voor zichzelf verwerkt, zoals gegevens van contactpersonen, geldt het privacybeleid.

Artikel 13 – Intellectuele eigendom

Alle rechten op software, koppelingen, configuraties, templates, methoden en documentatie die iQonnect ontwikkelt of inzet, blijven bij iQonnect of haar licentiegevers, ook als ze voor de Klant zijn ontwikkeld of aangepast.
De Klant krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht, uitsluitend voor eigen bedrijfsdoeleinden en zolang hij de vergoedingen betaalt.
Gegevens die de Klant aanlevert, blijven van de Klant.

Artikel 14 – Wijziging van deze voorwaarden

iQonnect mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minstens één maand vooraf Schriftelijk aan de Klant gemeld en gepubliceerd op de website.
Is de Klant het niet eens met een wijziging die zijn positie wezenlijk verslechtert, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 15 – Toepasselijk recht en geschillen

Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing.
Partijen proberen geschillen eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet binnen 30 dagen, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg bevoegd, afdeling Tongeren.

Bijlage 1 – iQonnect Payroll

Deze bijlage geldt aanvullend op Deel A wanneer de Klant iQonnect Payroll afneemt. De Klant is in deze bijlage de werkgever.

Artikel 1.1 – Inhoud van de dienst

iQonnect verzorgt de salarisadministratie volgens het gekozen pakket (Payroll, Hospitality Payroll of Payroll & HR), zoals beschreven in de offerte.
De dienst is bestemd voor werkgevers die loonheffingen afdragen aan de Nederlandse Belastingdienst.
Toepassing van de cao gebeurt op basis van de gegevens en keuzes van de werkgever. De werkgever blijft verantwoordelijk voor zijn arbeidsrechtelijke en fiscale verplichtingen, en voor de tijdige betaling van nettolonen, loonheffingen en pensioenpremies.

Artikel 1.2 – Onboarding

Bij de start neemt iQonnect de bestaande salarisadministratie over op basis van de gegevens die de werkgever aanlevert, waaronder de laatste loonstroken, loonaangifte en loonjournaalpost, contracten en cumulatieven.
De werkgever controleert de eerste loonrun na de overname extra zorgvuldig en meldt verschillen binnen de akkoordtermijn.
Fouten die hun oorsprong hebben in de administratie van een vorige salarisverwerker of in onjuist aangeleverde overnamegegevens, vallen niet onder de kosteloze correctie van artikel 1.5.

Artikel 1.3 – Aanlevering van gegevens

De werkgever is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdige aanlevering van alle personeels-, contract-, uren- en salarisgegevens.
Mutaties worden aangeleverd via het werkgeversportaal, de gekoppelde planning- of urenregistratie, of per e-mail aan het opgegeven adres. Mutaties via andere kanalen, zoals WhatsApp of telefoon, gelden pas als aangeleverd na Schriftelijke bevestiging door iQonnect.
Indiensttredingen worden gemeld uiterlijk vóór de eerste werkdag van de medewerker.

Artikel 1.4 – Maandplanning

Voor maandelijkse verloning gelden deze vaste momenten:

Moment	Wat
15e	iQonnect stuurt een herinnering voor openstaande mutaties
18e, 12:00 uur	Deadline aanlevering uren en mutaties
20e	Conceptloonrun ter controle naar de werkgever
21e	Akkoord van de werkgever
21e – 22e	Definitieve verloning, daarna loonaangifte en loonjournaalpost

Valt een datum op een weekend of feestdag, dan geldt de eerstvolgende werkdag.
Mutaties na de deadline worden verwerkt in de volgende reguliere loonrun, of op verzoek in een extra loonrun tegen het tarief van artikel 1.6.
Heeft iQonnect op de akkoorddatum geen reactie ontvangen, dan mag iQonnect het concept als goedgekeurd beschouwen en definitief maken, zodat lonen en aangifte op tijd zijn.

Artikel 1.5 – Correcties

De werkgever meldt fouten zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 14 dagen na de definitieve loonrun.
Fouten door een tekortkoming van iQonnect corrigeert iQonnect kosteloos in de eerstvolgende reguliere loonrun, of eerder als het belang van de medewerker dat redelijkerwijs vraagt.
Fouten door onjuiste, onvolledige of late aanlevering door de werkgever corrigeert iQonnect tegen het tarief van artikel 1.6.

Artikel 1.6 – Tarieven

De werkgever betaalt per maand een basisbedrag plus een bedrag per verloonde medewerker volgens het gekozen pakket, met een minimumfactuur van € 149 per maand. Onboarding wordt eenmalig gefactureerd volgens de offerte.

Normale, tijdig aangeleverde mutaties zijn inbegrepen. Voor bijzondere werkzaamheden gelden deze tarieven:

Werkzaamheid	Tarief
Extra loonrun buiten de reguliere verwerking	€ 49 per run
Spoedloonrun op dezelfde werkdag	€ 79 per run
Proforma berekening	€ 15
Werkgeversverklaring	€ 15
Correctie door onjuiste of late aanlevering	vanaf € 35
Advies of herberekening historische administratie	€ 95 per uur

iQonnect factureert de maandelijkse vergoeding achteraf, op basis van het aantal verloonde medewerkers in die periode.

Artikel 1.7 – Looptijd en einde

De initiële looptijd is 12 maanden vanaf de eerste loonrun. Daarna geldt de stilzwijgende verlenging van artikel 8 van Deel A.
Bij het einde verzorgt iQonnect de laatste reguliere loonrun en levert iQonnect op verzoek een exportbestand met de gegevens die een opvolgende salarisverwerker nodig heeft. Jaaropgaven en andere werkzaamheden na het einde worden als meerwerk gefactureerd.

Artikel 1.8 – Aansprakelijkheid bij payroll

In aanvulling op artikel 9 van Deel A is iQonnect niet aansprakelijk voor boetes, naheffingen of interesten die het gevolg zijn van onjuiste, onvolledige of late gegevens van de werkgever, van het niet of te laat betalen van lonen, belastingen of premies door de werkgever, of van keuzes die de werkgever maakte na een waarschuwing van iQonnect.

Bijlage 2 – iQonnect Hotel Music

Deze bijlage geldt aanvullend op Deel A wanneer de Klant iQonnect Hotel Music afneemt.

Artikel 2.1 – Inhoud van de dienst

iQonnect levert per zone een iQonnect Music Player en beheert die op afstand, volgens het gekozen pakket (Essential, Managed of Enterprise): bewaking, updates, automatisch herstel en ondersteuning op afstand, en bij Managed en Enterprise ook vervanging bij defect en het beheer van playlists en schema’s.
Een zone is één afzonderlijke ruimte of geluidsgebied met een eigen Music Player.
Bij Managed wordt de prijs per zone bepaald door het totale aantal actieve zones van de Klant volgens de staffel in de offerte.

Artikel 2.2 – Hardware

Essential: de Klant koopt de Music Player. Het eigendom gaat over op de Klant na volledige betaling. Vervanging bij defect is niet inbegrepen; iQonnect geeft de garantie van de fabrikant van de onderdelen door, en levert een vervangende player tegen de dan geldende prijs.
Managed en Enterprise: de Music Player blijft eigendom van iQonnect en wordt aan de Klant ter beschikking gesteld voor de duur van de Overeenkomst. Bij defect door normaal gebruik vervangt iQonnect de player kosteloos.
De Klant gaat zorgvuldig om met de players, plaatst ze op een droge, geventileerde plek en laat ze niet openen, verplaatsen naar een andere locatie of aanpassen zonder toestemming van iQonnect.
Schade door verkeerd gebruik, externe oorzaken zoals water, overspanning of stoten, verlies of diefstal komt voor rekening van de Klant.
Bij het einde van de Overeenkomst geeft de Klant de players die eigendom zijn van iQonnect binnen 14 dagen in goede staat terug, of stelt ze beschikbaar voor ophaling. Niet teruggegeven players worden gefactureerd tegen € 349 per player.

Artikel 2.3 – Verantwoordelijkheden van de Klant

De Klant zorgt per zone voor een werkende stroomvoorziening, een netwerkaansluiting met internettoegang die iQonnect toelaat voor beheer op afstand, en een versterker of audiosysteem met luidsprekers.
Storingen die worden veroorzaakt door het netwerk, de stroomvoorziening of de audio-installatie van de Klant vallen niet onder de dienst. iQonnect helpt op afstand bij het vaststellen van de oorzaak.
Werkzaamheden op locatie zijn niet in de maandprijs inbegrepen en worden gefactureerd volgens de offerte, tenzij de oorzaak bij iQonnect ligt.

Artikel 2.4 – Muziek en rechten

De prijzen van iQonnect Hotel Music omvatten geen commerciële muzieklicentie en geen auteursrechten of naburige rechten.
De Klant is zelf verantwoordelijk voor een geldige licentie voor zakelijk gebruik van muziek en voor de vergoedingen aan de bevoegde beheersvennootschappen in het land van de locatie. iQonnect kan de Klant helpen bij het kiezen van een muziekdienst.
De Klant vrijwaart iQonnect voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het afspelen van muziek zonder de vereiste licenties.

Artikel 2.5 – Beschikbaarheid

iQonnect spant zich in om storingen zo snel mogelijk te verhelpen, maar garandeert geen ononderbroken werking.
Een Service Level Agreement met reactietijden geldt alleen bij Enterprise, volgens de voorwaarden in de offerte.

Artikel 2.6 – Looptijd

De initiële looptijd is 12 maanden bij Essential en 36 maanden bij Managed en Enterprise, vanaf de installatie van de eerste zone. Daarna geldt de stilzwijgende verlenging met telkens 12 maanden van artikel 8 van Deel A.
Zones die tijdens de looptijd worden toegevoegd, volgen de looptijd van de Overeenkomst.
Beëindigt de Klant de Overeenkomst vóór het einde van de lopende looptijd zonder dat iQonnect tekortschiet, dan is de Klant de maandelijkse vergoedingen verschuldigd tot het einde van die looptijd.

Bijlage 3 – iQonnect RevenueSync

Deze bijlage geldt aanvullend op Deel A wanneer de Klant iQonnect RevenueSync afneemt.

Artikel 3.1 – Inhoud van de dienst

iQonnect RevenueSync haalt na de night audit de omzet uit het PMS van de Klant, zet die volgens de ingerichte mapping om naar journaalposten en boekt die in het boekhoudpakket van de Klant, met de controles van het gekozen pakket (Essential, Managed of Enterprise).
De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn boekhouding, btw-aangiften en jaarrekening. RevenueSync is een hulpmiddel en vervangt de controle door de Klant of zijn accountant niet.

Artikel 3.2 – Implementatie

De implementatie omvat per hotel het inrichten van de mapping van omzetgroepen, grootboekrekeningen, btw-codes, betaalmethoden en tussenrekeningen, testboekingen en validatie tegen de bestaande night-auditrapporten.
De Klant levert tijdig het rekeningschema, de gewenste boekingsstructuur en de toegang tot PMS en boekhoudpakket, en wijst een contactpersoon aan die de mapping kan beoordelen.
De Klant keurt de mapping en de testboekingen Schriftelijk goed vóór de ingebruikname. Na die goedkeuring is de mapping de basis voor alle boekingen.

Artikel 3.3 – Toegang tot systemen van derden

De Klant zorgt voor de licenties, interfaces en API-toegang die de leveranciers van zijn PMS en boekhoudpakket vereisen. Kosten die deze leveranciers daarvoor rekenen, zijn voor de Klant.
Wijzigt een leverancier zijn API of voorwaarden, dan past iQonnect de koppeling binnen een redelijke termijn aan. Vergt dit een wezenlijke herbouw, dan overleggen partijen vooraf over de kosten.

Artikel 3.4 – Controle en meldingen

RevenueSync vergelijkt dagelijks de omzet in het PMS met de geboekte bedragen en meldt afwijkingen volgens het gekozen pakket.
De Klant beoordeelt meldingen van afwijkingen tijdig. iQonnect is niet aansprakelijk voor gevolgen van meldingen waarop de Klant niet heeft gereageerd.

Artikel 3.5 – Wijzigingen in de mapping

Bij Managed en Enterprise zijn wijzigingen in de mapping inbegrepen. Bij Essential worden ze als meerwerk gefactureerd.
Wijzigingen worden alleen doorgevoerd na Schriftelijk verzoek van de Klant en gelden vanaf de afgesproken datum. Terugwerkende correcties van reeds geboekte perioden zijn meerwerk, tenzij de fout bij iQonnect ligt.

Artikel 3.6 – Maatwerkkoppelingen

Voor een combinatie van PMS en boekhoudpakket waarvoor nog geen koppeling bestaat, bouwt iQonnect een maatwerkkoppeling tegen de prijs in de offerte.
Alle rechten op de koppeling blijven bij iQonnect. iQonnect mag de koppeling ook voor andere klanten gebruiken, zonder gegevens van de Klant.

Artikel 3.7 – Looptijd

De initiële looptijd is 12 maanden vanaf de ingebruikname. Daarna geldt de stilzwijgende verlenging van artikel 8 van Deel A.

Terug naar boven